Politique en matière d'appel

Reportez-vous à la présente politique si vous souhaitez en appeler des résultats obtenus aux composantes de l’ECOS. Prenez note que vous avez 30 jours à compter de la date de publication des résultats pour déposer une demande d’appel.

Date limite pour déposer une demande d’appel relative à la séance d’examen de novembre 2018 : 13 janvier 2019

Toute demande d’appel doit être accompagnée du paiement requis et expédiée par la poste ou par service de messagerie à l’adresse suivante :

Bureau des examinateurs en optométrie du Canada
37, Sandiford Drive, bureau 403
Stouffville, ON L4A 3Z2 

Remarque : Pour demander la recorrection de vos résultats à l’examen écrit, veuillez consulter la page « Notation et révision des résultats ». 

Objet et résumé :

Cette politique se rapporte à tout litige relatif aux examens du Bureau des examinateurs en optométrie du Canada (BEOC) et aux processus d’inscription et d’administration de ceux-ci.

La présente politique a pour but de mettre en place une procédure interne de résolution de litiges à la fois équitable et transparente entre un candidat et le BEOC. Celle-ci élimine la nécessité pour le candidat d’appeler devant les tribunaux d’une décision rendue par le BEOC. Le premier niveau de la procédure (appel de premier ordre) concerne les requêtes adressées directement à la directrice générale (DG) du BEOC. Si le candidat n’est pas satisfait de la décision rendue par la DG, il peut appeler de cette décision (appel de deuxième ordre) devant une commission chargée d’examiner la déclaration écrite du candidat et celle de la DG. De plus, un dossier préparatoire contenant tous les documents requis est remis à la commission et à l’appelant. Si le candidat n’est pas satisfait de la décision rendue relativement à l’appel de deuxième ordre, il peut appeler de la décision auprès d’une autre commission composée de différentes personnes (appel de troisième ordre). La directrice générale et le candidat doivent alors présenter leurs déclarations écrites à cette commission. Un dossier préparatoire contenant tous les documents requis est remis à la commission et à l’appelant. La commission entend ensuite le témoignage de la DG, de l’appelant et de tout autre témoin.

 

Article 1 : Interprétation

Tout candidat peut faire appel d’une décision du BEOC conformément à la Politique du BEOC en matière d’appel.

Tout candidat estimant que ses résultats d’examen sont compromis en raison de certaines circonstances doit en informer l’administration du BEOC, comme le prévoit la présente politique. Tout candidat estimant que ses résultats d’examen sont compromis en raison de circonstances exceptionnelles doit en informer l’administration du BEOC en remplissant un rapport d’incident avant son départ de la salle d’examen, à moins qu’il ne s’agisse d’une urgence médicale. Dans un tel cas, l’incident doit être signalé à l’administration du BEOC à la première occasion. Le terme « circonstances exceptionnelles » se veut toute situation imprévue ou fortuite qui survient dans le contexte d’un examen et qui est indépendante de la volonté d’un candidat. En l’absence d’un document (p. ex. un rapport d’incident dûment rempli) attestant la survenance de circonstances exceptionnelles, un candidat insatisfait de ses résultats ne peut appeler de la décision rendue.

 

La procédure d’appel exclut les requêtes fondées sur le contenu de l’examen. Les requêtes visant la recorrection des résultats de l’examen écrit ne relèvent pas de la présente politique.

 

Article 2 : Définitions

Dans le présent document, sauf si le contexte s’y oppose, les définitions ci-dessous s’appliquent :

« BEOC » : Bureau des examinateurs en optométrie du Canada;

« candidat » : toute personne qui présente une demande d’inscription aux examens du BEOC et/ou dont la demande a été approuvée; 

« participation » : action de participer à une procédure;

« examen » : tout examen administré par le BEOC; 

« DG » : la directrice générale du BEOC; 

« commission » : tout groupe de personnes étant mandatées pour un appel de deuxième ou de troisième ordre; 

« premier avis d’appel » : document papier rempli par le candidat et adressé à la directrice générale du BEOC; 

« deuxième avis d’appel » : document papier rempli par le candidat à des fins d’appel de deuxième ordre; 

« troisième avis d’appel » : document papier rempli par le candidat à des fins d’appel de troisième ordre; 

« circonstances exceptionnelles » : toute situation imprévue ou fortuite qui survient dans le contexte d’un examen et qui est indépendante de la volonté d’un candidat. 

 

Article 3 : Procédure

3.1 Appel de premier ordre (DG) :

  1. Le premier avis d’appel (premier ordre) doit être adressé par écrit à la DG dans les trente (30) jours suivant une décision. Pour ce qui est d’un appel portant sur les résultats à l’examen, la date limite est de trente (30) jours suivant la date de publication des résultats dans la page « Horaire, dates limites et lieux d’examen » du site Web.
  2. Un accusé de réception de l’avis est transmis au candidat.
  3. La DG détermine la légitimité de l’appel uniquement au regard des articles 1 et 2 de la présente politique.
  4. La DG dispose de dix (10) jours pour demander des renseignements supplémentaires, le cas échéant.
  5. La DG dispose de trente (30) jours, à compter de la date de transmission de l’accusé de réception de l’avis défini à l’alinéa 3.1.1, pour informer le candidat que son appel a été approuvé, rejeté ou soumis à un appel de deuxième ordre pour un examen approfondi.

 

3.2 Appel de deuxième ordre :

  1. Le candidat peut appeler de la décision de premier ordre rendue par la DG en soumettant par écrit au président de la commission d’appel de deuxième ordre, par l’entremise de la DG et dans les dix (10) jours suivant la décision de la DG transmise au candidat, un deuxième avis d’appel accompagné de l’avis de décision de la DG et du paiement des frais exigés.
  2. Un accusé de réception de l’avis est transmis au candidat.
  3. Le président est avisé, dans les sept (7) jours suivant l’étape 1, qu’une demande d’appel a été déposée.
  4. La DG transmet au candidat, dans les quatorze (14) jours suivant l’étape 1, la réponse préparée à des fins de soumission.
  5. Le candidat dispose de cinq (5) jours suivant l’étape 4 pour soumettre une réponse.
  6. La DG dispose de cinq (5) jours suivant l’étape 5 pour soumettre une réponse au candidat.
  7. Dans les quatorze (14) jours suivant l’étape 3, le président établira une commission, nommera les membres de celle-ci et transmettra leurs noms à la DG et au candidat afin d’éviter toute forme de conflit d’intérêts.
  8. Le candidat dispose de deux (2) jours suivant l’étape 7 pour accepter ou refuser la commission ainsi constituée.
  9. Une date d’audience est fixée par le président dans les vingt (20) jours suivant l’étape 8. Le BEOC soumet la documentation suivante à la commission et au candidat :
  10. le premier avis d’appel du candidat adressé à la DG;
  11. la décision de la DG et les motifs de cette décision;
  12. le deuxième avis d’appel du candidat;
  13. la documentation de la DG;
  14. toute réponse du candidat, le cas échéant;
  15. un exemplaire de la Politique du BEOC en matière d’appel.

 

  1. Une audience est tenue dans les dix (10) jours suivant l’étape 9.
  2. Le président rend, dans les quatorze (14) jours suivant l’audience, une décision par écrit en informant la DG de ses motifs.
  3. Dans les sept (7) jours suivant l’étape 10, une copie de la décision est transmise au candidat par la poste ou par courrier électronique.
  4. La commission ne prend en considération que les requêtes qui lui sont adressées par écrit par l’entremise de la DG, comme le prévoit la présente politique.
  5. Les réunions de la commission peuvent avoir lieu en personne, par téléphone ou par vidéoconférence, à la seule discrétion de son président.
  6. La commission est formée de trois (3) personnes : (i) un (1) membre du conseil d’administration du BEOC agissant à titre de président, et (ii) deux (2) optométristes canadiens titulaires d’un permis d’exercice nommés par le président de la commission.
  7. Dans l’éventualité où un membre de la commission est dans l’impossibilité de continuer à siéger, l’examen de la requête doit se poursuivre avec au moins deux (2) membres. Le président peut, dans la mesure où l’audience d’appel n’a pas été tenue, nommer un autre membre à la commission.
  8. Toutes les décisions de la commission, dont celles du président, sont rendues à la majorité simple.
  9. Lorsqu’elle rend une décision, la commission d’appel de deuxième ordre prend en considération :
  1. les faits pouvant être admis d’office;
  2. les faits scientifiques ou techniques généralement admis, ainsi que l’information ou les opinions qui découlent des connaissances scientifiques ou spécialisées des membres de la commission;
  3. la documentation et tout autre élément de preuve pertinents, sous réserve que les membres de la commission en reconnaissent l’authenticité.

 

3.3 Appel de troisième ordre :

  1. Le candidat peut appeler de la décision de deuxième ordre en soumettant par écrit au président de la commission d’appel de troisième ordre, par l’entremise de la DG et dans les dix (10) jours suivant la décision de deuxième ordre de la DG transmise au candidat par l’administration du BEOC, un troisième avis d’appel accompagné de l’avis de décision de deuxième ordre de la DG et du paiement des frais exigés.
  2. Un accusé de réception de l’avis est transmis au candidat.
  3. Le président est avisé, dans les sept (7) jours suivant l’étape 1, qu’une demande d’appel a été déposée.
  4. La DG transmet au candidat, dans les quatorze (14) jours suivant l’étape 1, la réponse préparée à des fins de soumission.
  5. Le candidat dispose de cinq (5) jours suivant l’étape 4 pour soumettre une réponse.
  6. La DG dispose de cinq (5) jours suivant l’étape 5 pour soumettre une réponse au candidat.
  7. Dans les quatorze (14) jours suivant l’étape 3, le président de la commission de troisième ordre établira une commission de troisième ordre, nommera les membres de celle-ci et transmettra leurs noms à la DG et au candidat afin d’éviter toute forme de conflit d’intérêts.
  8. Le candidat et le BEOC disposent de deux (2) jours suivant l’étape 7 pour accepter ou refuser la commission ainsi constituée.
  9. Le président établit deux dates possibles d’audience dans les sept (7) jours suivant l’étape 8. L’administration du BEOC en avise le candidat et choisit une date d’audience, ou demande à ce que d’autres dates soient proposées. Dans un tel cas, le président est mandaté pour établir deux dates supplémentaires d’audience. Si le candidat refuse les quatre dates proposées, la commission tiendra l’audience à la date déterminée par le président.
  10. Une fois la date d’audience fixée, l’administration du BEOC transmet la documentation pertinente aux membres de la commission et au candidat. La documentation devant être soumise englobe notamment :
  1. le premier avis d’appel du candidat adressé à la DG;
  2. la décision de la DG et les motifs de cette décision;
  3. le deuxième avis d’appel du candidat;
  4. la documentation de la DG;
  5. toute réponse du candidat, le cas échéant;
  6. le troisième avis d’appel du candidat;
  7. la documentation de la DG;
  8. toute réponse du candidat, le cas échéant;
  9. un exemplaire de la Politique du BEOC en matière d’appel. 
  1. La présence de la DG et du candidat est requise à l’audience, ainsi que celle des témoins qu’ils auront désignés pour apporter des éléments de preuve dans le cadre de l’appel. Toute personne souhaitant assister à l’audience doit aviser, au plus tard cinq (5) jours avant sa tenue, la DG par écrit de sa présence.
  2. Le président rend, dans les quatorze (14) jours suivant l’audience, une décision par écrit en informant la DG de ses motifs.
  3. Dans les sept (7) jours suivant l’étape 10, une copie de la décision est transmise au candidat par la poste ou par courrier électronique.
  4. La commission ne prend en considération que les requêtes qui lui sont adressées par écrit par l’entremise de la DG, comme le prévoit la présente politique.
  5. Les réunions de la commission peuvent avoir lieu en personne, par téléphone ou par vidéoconférence, à la seule discrétion de son président.
  6. La commission est formée de cinq (5) personnes : (i) un (1) membre du conseil d’administration du BEOC agissant à titre de président, (ii) trois (3) optométristes canadiens titulaires d’un permis d’exercice nommés par le président, et (iii) un (1) membre pouvant être un optométriste ou non. Aucun des membres de la commission d’appel de deuxième ordre ne peut faire partie de la commission d’appel de troisième ordre.
  7. Dans l’éventualité où un membre de la commission est dans l’impossibilité de continuer à siéger, l’examen de la requête doit se poursuivre et au moins trois (3) membres doivent être présents à l’audience d’appel. Le président peut, dans la mesure où l’audience n’a pas été tenue, nommer un autre membre à la commission.
  8. Toutes les décisions de la commission, dont celles du président, sont rendues à la majorité simple.
  9. Les témoignages entendus au cours d’une audience peuvent, à la discrétion du président, être faits sous serment, le témoin devant alors jurer ou déclarer qu’il dit la vérité.
  10. Lorsqu’elle rend une décision, la commission d’appel de troisième ordre prend en considération :
  1. les faits pouvant être admis d’office;
  2. les faits scientifiques ou techniques généralement admis, ainsi que l’information ou les opinions qui découlent des connaissances scientifiques ou spécialisées des membres de la commission;
  3. la documentation et tout autre élément de preuve pertinents, sous réserve que les membres de la commission en reconnaissent l’authenticité. 

 

Article 4 : Frais d’appel

Les frais relatifs aux demandes d’appel de premier, deuxième ou troisième ordre se trouvent dans la rubrique « Frais d’examen » du site Web du BEOC. Le paiement de ces frais doit être accompagné de l’avis d’appel adressé à la DG. Toute demande d’appel adressée à l’administration du BEOC n’incluant pas le paiement des frais associés sera considérée comme non avenue.

 

Article 5 : Renseignements supplémentaires

  1. Toutes les requêtes en appel doivent être formulées par écrit, porter la mention « Avis d’appel », décrire la nature de la requête, contenir toutes les précisions nécessaires pour permettre de rendre une décision éclairée, et être accompagnées du paiement des frais exigés.
  2. Une requête en appel, ou toute autre procédure, ainsi que l’information et les communications qui y ont trait ne peuvent en aucun cas être présentées de vive voix ou autrement que par écrit.
  3. (i) La DG ainsi que le président de la commission d’appel de deuxième ordre et de troisième ordre peuvent, à l’occasion, faire appel à des services de conseil ou de représentation juridiques offerts par le BEOC ou par une tierce partie s’ils le jugent approprié, à condition que les conseillers juridiques du BEOC, s’il est question du président de la commission d’appel de deuxième ordre et de troisième ordre, ne puissent exercer d’aucune façon des fonctions décisionnelles et qu’ils se limitent à fournir des conseils portant uniquement sur la procédure.
    (ii) Le candidat peut, à ses frais et s’il le juge utile, faire appel au service de conseil ou de représentation juridiques de son choix. Le BEOC n’assume aucuns frais liés à l’appel engagé par le candidat. L’incapacité d’un candidat à obtenir des services de conseil ou de représentation juridiques lors d’une étape quelconque de la procédure ne peut servir ultérieurement de motif d’appel.
  4. Le fait, pour la DG ou un membre de l’une des commissions, de ne pas faire appliquer une procédure ne représente aucunement une renonciation de sa part à en exiger le respect ultérieurement.
  5. Les commissions ne sont pas tenues de conserver un compte rendu détaillé de tous les témoignages entendus au cours des procédures, mais elles doivent établir un dossier pour toute procédure au terme de laquelle une décision a été rendue et y consigner :
  1. tout avis d’appel;
  2. toute preuve documentaire déposée auprès de la DG ou des commissions;
  3. les décisions de la DG et des commissions d’appel, ainsi que les motifs de chacune de ces décisions. 
  1. Les dossiers ainsi établis peuvent être détruits par le BEOC après une période de deux (2) ans à compter de la date de la décision finale rendue lors de l’appel de premier, deuxième ou troisième ordre.
  2. Tout avis devant être donné selon les termes de la présente politique doit être envoyé par courrier ordinaire, par courrier électronique ou par télécopieur, et l’avis est réputé avoir été remis au moment de l’envoi. Il incombe au candidat de s’assurer que les adresses postales et électroniques fournies au BEOC sont exactes et que rien ne retarde, volontairement ou non, la réception de l’avis.
  3. Aucune action ou procédure, quelle qu’elle soit, ne peut être engagée contre un membre de la commission d’appel, du personnel du BEOC ou d’un agent du BEOC en raison de sa participation à la procédure régie par les présentes; le candidat s’engage expressément à ce que toute requête en appel soit soumise à sa reconnaissance de cette règle et à son acceptation d’être lié par elle, étant entendu que cette reconnaissance et cette acceptation seront pleinement opposables à toute action de sa part en violation de cet engagement.
  4. Dans le cadre d’un appel, la DG représente les intérêts du BEOC et est habilitée à procéder à toute vérification considérée comme nécessaire pour la présentation de la preuve et de la documentation devant une commission.
  5. Aucune décision d’une commission d’appel ne peut être annulée en raison d’une quelconque irrégularité selon les termes de la politique et dans l’application des présentes.
  6. Aucune décision, ordonnance, directive, déclaration ou conclusion de la DG ou d’une commission ne peut faire l’objet d’une contestation, d’un appel ou d’une révision judiciaire, et aucune procédure, instance ou ordonnance judiciaire ne peut être engagée, tenue ou rendue, que ce soit par voie d’injonction, de jugement déclaratoire, de révision judiciaire ou autrement, dans le but de contester, réviser, interdire ou limiter quelques décision ou procédure que ce soit de la DG ou d’une commission.
  7. Tous les appels doivent être entendus dans la province de l’Ontario, à l’endroit et au moment déterminés ou approuvés par le BEOC.
  8. Le BEOC entend régler rapidement les demandes d’appel dans la mesure raisonnable du possible.